5.1 Verantwoordelijkheid huurder/gebruiker

De huurder van het gebouw is verantwoordelijk voor de inhoudelijke activiteiten en de gebruikersexploitatie, tenzij hierover andere afspraken worden gemaakt.

Indien andere afspraken worden gemaakt, worden de taken en verantwoordelijkheden expliciet belegd en in afspraken vastgelegd. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van:

• de gebruikersexploitatie (en het exploitatierisico);
• het facilitair management, waarbij wordt aangesloten bij de  NEN-EN 15221 (de Europese Normen voor facility management).

Toelichting
Vooral wanneer de eigenaar van het gebouw ook in het gebruik een rol speelt, is het van belang de rollen expliciet te benoemen. Dit kan het geval zijn als:

• de gemeente specifieke doelen met het gebouw nastreeft, bijvoorbeeld bij een kindcentrum of sportvoorziening;
• de gemeente een deel van het gebruikersbeheer op zich heeft genomen, bijvoorbeeld bij een buurthuis;
• er een subsidierelatie bestaat m.b.t. het gebruik (wie is verantwoordelijk voor het resultaat en waar ligt het exploitatierisico?).

De gebruikersexploitatie betreft de activiteiten waarbij het gebouw op risicodragende wijze wordt benut door één of meer gebruikers. Het gaat daarbij bijvoorbeeld over de exploitatie van de onderwijs, sport of buurtactiviteiten, maar ook over het doorverhuren van ruimtes of het organiseren van horeca in het gebouw. Vooral bij meervoudig gebruik en subsidierelaties is het van belang goede afspraken te maken over hetgeen wel en niet onder de exploitatie valt en waar het exploitatierisico van de gebruiker ligt.

In de NEN-EN 15221 (de  Europese Normen voor facility management) wordt onderscheid gemaakt tussen:

• Gebouwgebonden activiteiten, zoals energiebeheer, gebruikersonderhoud, schoonmaken, ruimtebeheer en dergelijke;
• Persoonsgebonden activiteiten, zoals catering en dagelijks toezicht, maar ook sociale en culturele activering.

In de praktijk worden diverse andere indelingen gebruikt en worden, afhankelijk van het type vastgoed, afspraken gemaakt.

Onderstaand een voorbeeld van een schema voor een algemene beleidslijn rond taken en verantwoordelijkheden rond specifieke voorzieningen. Het schema is te downloaden onderaan de pagina.

Bron
Gemeente Tilburg (2015), Twynstra Gudde (2015), redactieteam (oktober 2016) en  de Wijkplaats (oktober 2016)

Begrippen
Beheer, Exploitatie, Facilitair management, Schoonmaak

Meer informatie

• Voorbeeldschema 'Wie is verantwoordelijk?', afkomstig uit de publicatie 'Spelregels voor vastgoedmanagement' (Bouwstenen, december 2016)
• Informatiepagina’s over Exploitatie, Huur en medegebruik
• Over de NEN-EN 15221