5: Uitvoeringsstrategie

De vijfde stap is erop gericht te komen tot een strategie voor het daadwerkelijk verduurzamen (de uitvoering). Deze stap is 1 september 2021 online met het werkveld besproken. Wicher Schönau van TwynstraGudde was daarbij om een en ander toe te lichten.

Waarom een uitvoeringsstrategie?

Om vaart te maken in het verduurzamen van het vastgoed is het zaak slim om te gaan met de inzet van mensen en middelen.
De VNG heeft becijferd dat de totale uitvoeringskosten om de energietransitie mogelijk te maken voor gemeenten rond de €500 miljoen per jaar is.
Uit onderzoek van Ecoryse blijkt dat er tot 2030 ongeveer 25.000 fte extra technische professionals in de bouwstector nodig zijn om van de energietransitie een succes te maken.
In een overspannen bouwmarkt staan kosten en kwaliteit onder druk.

Wat is het doel van de uitvoeringsstrategie?

Doel van de uitvoeringsstrategie is om inzicht te krijgen in hetgeen nodig is om de uitvoering ter hand te nemen. De uitvoeringsstrategie gaat over de wijze waarop de organisatie de werkzaamheden coördineert, financieel en kwalitatief beheerst en rapporteert over de voortgang. De wijze van samenwerking met gebruikers (participatie) en marktpartijen (inkoop) is hierbij van groot belang.

Waar begin je?

Je begint bij hoe het werk nu georganiseerd is en de opgave die de organisatie vanuit vastgoed nu heeft. Denk aan projecten, onderhoud en aan en verkoop van vastgoed.
Bij projecten gaat het om zowel nieuwbouw- als renovatie-projecten. Die moeten worden voorbereid en begeleid. Er moeten startnotities worden geschreven en begtrotingen worden gemaakt. En voor renovatie is ook veel overleg nodig met gebruikers.
Bij het onderhoud gaat het er om de gebouwen kwalitatief goed te houden. Hier moeten dan de duurzaamheidsaspecten aan worden toegevoegd; van MJOP naar DMJOP.
Door te doen wat je altijd al deed kan je tussen nu en 2040 zo’n 40% van de vastgoedportefeuille verduurzamen.
Om de duurzaamheidsdoelen te behalen (die overige 60% te realiseren) is dus een meer uitgebreide strategie nodig. Centrale vraag is wat nodig is om te versnellen.

Op welke elementen baseer je de strategie om te versnellen?

Er zijn 4 aangrijpingspunten om te versnellen; mensen, middelen, markt en methoden. En die zijn allemaal schaars.
Mensen; Om alle gebouwen aan te pakken zullen meer projecten moeten worden opgestart. Dat vergt extra capaciteit en je zult moeten onderbouwen welke type functies je nodig hebt en waar die vandaan komen. De VNG verwacht dat het vooral beleidsfuncties zijn, maar ook voor de uitvoering zal extra capaciteit nodig zijn. Gemiddeld 1 fte per organisatie. Voor kleinere eigenaren, zoals scholen zijn er ontzorgingsprogramma’s vanuit de provincie.
Middelen: Voor versnelling is uiteraard extra geld nodig. De financiering van sommige projecten kent een onrendabele top en je moet dus nadenken over waar die landt. Bovendien zullen de structurele lasten, in de vorm van bijvoorbeeld afschrijvingen, stijgen en zijn de subsidiemogelijkheden voor gemeenten soms schaars.
Markt: De markt staat onder spanning en de publieke sector dreigt achterop te raken, terwijl het maatschappelijk vastgoed juist een voorbeeldfunctie heeft. Het is dus belangrijk om de markt mee te krijgen met je plannen. Een mogelijkheid hier is om langere contracten aan te gaan (contractmanagement) of bijvoorbeeld allianties te vormen die nu nog nieuw zijn in de bouw. Op deze manier creëer je betrokkenheid en houd je ontwikkelaars een worst voor de langere termijn voor. Ook is er vaak meer ruimte met lokale aannemer dan de afdeling inkoop doet vermoeden.
Methoden: Kan de lijnorganisatie het aan? Kijk ook naar de de taakopvatting van je organisatie en de organisatiedoelen zoals die gesteld zijn bij stap 1 en het Kompas Vastgoedmanagement (2012). Je kunt een afweging maken om als vastgoedafdeling een plekje te bemachtigen in de programmatische multidisciplinaire aanpak van de verduurzaming binnen je eigen organisatie of hier juist bewust niet aan mee te doen en vanuit vastgoed een bijdrage te leveren en hierover verantwoording af te leggen.

Waar moet je op letten voor de praktische uitvoerbaarheid?

Voor de praktische uitvoerbaarheid van je strategie zijn twee begrippen van bijzonder belang; de natuurlijke momenten en een kosteneffectieve aanpak
Natuurlijke momenten: Werken vanuit natuurlijke momenten is prettig, maar voor versnelling kun je ook inspelen op de behoeften en initiatieven vanuit de gebruikers, die zelf initiatieven nemen en daarmee nieuwe natuurlijke moment creëren. Ook zal de gebruikelijke vastgoedplanning door elkaar worden geschud door wijkuitvoeringsplannen (WUP). Door inzicht te krijgen in de volgorde van de aardgastransitie kun je hierop inspelen.
Kosteneffectiviteit. Je hebt in de organisatie te maken met verschillende financiële stromen. De initiële investering wordt gedaan door de beleidsafdeling, maar de meerinvestering om de duurzaamheidsdoelen te halen worden vaak afgeschoven op de vastgoedafdeling. Dat gaat knellen, want deze afdeling heeft vaak alleen middelen voor onderhoud. Het is dus belangrijk inzicht te krijgen in de financiële stromen en deze samen te voegen waar mogelijk. Het is dus zoeken naar geld. Vraag is ook met welke begrotingshorizon je de exploitatiegevolgen kunt verdisconteren? De politieke horizon ligt op vier jaar en daar kun je ondanks de langere looptijd van vastgoedinvesteringen lastig omheen. Let daar dus goed op. Scholen(koepels) hebben bovendien te maken met verschillende gemeenten met verschillende budgetten. Kijk goed naar het vastgoed dat je aanpakt en doe geen desinvesteringen. Helaas zijn er nog steeds voorbeelden van investeringen in vastgoed dat binnen korte tijd wordt gesloopt of heringericht voor een nieuwe gebruiker.

Wat is nu de uitdaging?

Uitdaging is om op korte termijn de acties op te pakken voor de uitvoering van een langer termijn plan.
Uitdaging is om het sneller te doen.

Hoe doen anderen het?

Onderwijsorganisatie Kind en Onderwijs gebruikt het MJOP als basis voor de uitvoeringsstrategie. Op basis van het extra geld kijkt ze wat er aanvullend wordt aangepakt. Zaken die goed en goedkoper in één keer kunnen worden aangepakt, zoals led verlichting, worden in een keer aanbesteed.
De gemeente Oss stuurt vooral op doen. De gemeente maakt daarbij gebruik van externen vanwege hun expertise (kunnen ze van leren) en de extra tijd die de verduurzaming vergt. Hiermee doen ze ervaring op over een integrale aanpak, waarin nieuwbouw en renovatie naast en door elkaar lopen. Op basis van deze ervaringen stelt de gemeente een meer concrete uitvoeringsstrategie op. Daarbij gaan ze ook werk in de markt zetten.
De SRO grijpt de natuurlijke momenten aan om gelijk de verduurzaming mee te pakken. Hiervoor wordt enerzijds budget voor het MJOP aangewend, maar anderzijds is er ook een extra investering nodig. De aanpak is integraal en op objectniveau: hoe kan iedere euro op meerdere manieren waarde toevoegen? Hiervoor kijkt de SRO - als beheerder van het Amersfoorts vastgoed - naar gebruik, comfort, wet- en regelgeving en uitstraling. Voor de versnelling zijn extra mensen, middelen en betere methoden (balans tussen maatwerk en kwantumvoordeel) nodig.
Gooise Meren is begonnen met het aangaan van een samenwerkingsverband op de lange termijn (ESCo) voor het beheer, onderhoud en comfort van zes verschillende gebouwen en heeft daarin een prestatiecontract voor verduurzaming opgenomen (Europese aanbesteding met superformule). De zes gebouwen zijn gekozen om zoveel mogelijk van te leren. Een belangrijke les was dat het loont om de verduurzaming aan het begin te zetten en zo het meest te profiteren van de investering. Dit vergt een omslag van het denken in natuurlijke momenten naar een meer marktgerichte aanpak.
Tilburg heeft een tienjarige contracten afgesloten voor het onderhoud van een deel van de portefeuille en brengt daar nu ook duurzaamheid onder.
In Den Haag hebben de gemeente, het Rijksvastgoedbedrijf en de provincie Zuid-Holland de handen ineen gestoken om een gebiedsgerichte verduurzaming te laten plaatsvinden. Door een programma-aanpak waarin verschillende niveaus en disciplines samenkomen is er kennis en tijd die bij de lijnorganisatie ontbreekt om tot een effectieve strategie te komen. Ook uit dit project blijkt dat er nog lucht zit tussen weten wat te doen en het weten hoe en te komen tot realisatie. Het ‘hoe’ is dus ontzettend belangrijk.

Wie moet het doen?

De eigenaar van het vastgoed is hier aan zet; de afdeling vastgoed. Goed om iemand te benoemen die het verduurzamen in de eigen organisatie coördineert en zorgt dat de plannen ook haalbaar zijn en feitelijk worden opgepakt. Iemand die over de voortgang ook verantwoording aflegt.
Diverse bureaus en bedrijven kunnen helpen bij het opstellen van een uitvoeringsstrategie en het feitelijk uitvoeren.

Wat is nu de eerste stap?

Het aannemen van extra mensen is een goede eerste stap. Als er een uitvoeringsstrategie ligt is ook al helder welke disciplines nodig zijn. Als er nog geen plan ligt zou het raadzaam zijn iemand aan te nemen die het plan met bijbehorende uitvoeringsstrategie gaat maken.
Vacatures kunnen op de site van Bouwstenen worden geplaatst. Als Bouwstenen daarin wordt genoemd doen we extra ons best de vacature onder de aandacht te brengen.
Begin bij het opstellen van de uitvoeringsstrategie bij de huidige uitvoering en de puzzel op object- en portefeuilleniveau. Trek daar lessen uit en kijk hoe anderen het doen voor je eigen strategie.

Meedoen?

Dat kan!

Stuur je vragen, nieuws, tips en suggesties naar nieuws@bouwstenen.nl of gebruik onderstaande reactieknop
Doe mee als partner van Bouwstenen en help elkaar vooruit.