Scholen zullen steeds meer op portefeuilleniveau naar hun gebouwen moeten kijken om financiering van het onderhoud rond te krijgen en te kunnen verantwoorden.
Dat is een belangrijke boodschap die de Bouwstenen-werkgroep Overheveling Buitenonderhoud, bestaande uit scholen en gemeenten, aan collega's wil meegeven.
Portefeuillemanagement
Portefeuillemanagement, ook wel portfoliomanagement genoemd, is van essentieel belang om de financiering van het buitenonderhoud rond te krijgen en de besteding van de middelen te kunnen verantwoorden. Strategische plannen moeten lijn brengen in het vastgoedbeleid; in welke schoolgebouwen gaan we investeren en welke stoten we op termijn af, gezien het aantal leerlingen, de staat van onderhoud, de locaties van de scholen en de alternatieve aanwendbaarheid.
Tot nog toe was het vastgoedmanagement rond scholen vooral een zaak voor gemeenten (besturen en toezichthouders). Maar door de overheveling van het buitenonderhoud, wordt het ook steeds meer een zaak van scholen en kunnen ze hierop door ouders en toezichthouders worden aangesproken. Leerlingenprognoses, strategische keuzes over de positionering van de school t.o.v. andere scholen en de vertaling daarvan naar Meerjaren Onderderhoudsplannen (MJOP’s), zijn daarbij belangrijke peilers.
Noodzakelijke inzicht en overzicht
Het opstellen van een Meerjaren Onderhouds Programma (MJOP) voor de hele portefeuille helpt schoolbesturen zich een beeld te vormen van de verantwoordelijkheden die zij krijgen, de werkzaamheden die daaruit voorvloeien en de kosten die daarmee gemoeid zijn (ook van belang voor de financiële planning en verantwoording). Standaard heeft het MJOP NEN-normen als uitgangspunt, die ook scholen houvast kunnen bieden. Voor de conditie van het gebouw of delen ervan wordt bijvoorbeeld score 3 van NEN2767 als minimaal gezien.
Daarnaast beschrijft het MJOP de huidige staat van het gebouw en alle gebouwelementen, de onderhoudscyclussen en vermeldt het de investeringbudgetten van alle vormen van onderhoud. Het MJOP moet actueel gehouden worden door bijvoorbeeld periodieke updates. Den Bosch heeft de MJOP's gezamenlijk met de schoolbesturen opgesteld. Deze worden eens per twee jaar geactualiseerd. Rotterdam voert eens per vijf jaar een conditiecheck uit voor al haar gebouwen. De verantwoordelijkheid voor dit soort zaken komt steeds meer bij scholen te liggen.
Informatiemanagement en professionalisering
Voor adequaat vastgoedmanagement is veel informatie nodig. Gelukkig zijn er uiteenlopende softwaresystemen op de markt die helpen grip op de zaak te houden, bijvoorbeeld wat betreft basisgegevens, uit te voeren werkzaamheden en kosten (planning). Daarnaast bieden deze systemen vaak de mogelijkheid om scenario’s te vergelijken en rapportages te genereren ten behoeve van het strategisch vastgoedmanagement. Bouwstenen bracht ze in kaart en vergeleek ze.
Daarnaast gaan we in Bouwstenenverband aan de slag met scholen die meer inzicht, overzicht en grip willen krijgen op hun portefeuille en de beheersing van hun huisvestingsgebonden kosten en risico's, zowel wat betreft het onderhoud van de gebouwen als de gebouwgebonden exploitatie (o.a. energiekosten). Door dat op te pakken in Bouwstenenverband kunnen scholen zowel van elkaar leren en wijzer worden als handig gebruik maken van de brede kennis die op het gebied binnen het brede platform van Bouwstenen beschikbaar is.
Meer informatie
- Nieuwsbericht ‘Bredere blik schoolbesturen’ (Bouwstenen, april 2014)
- Artikel "Doordecentralisatie buitenonderhoud vraagt om een professionaliseringsslag binnen onze organisatie" (Schoolfacilities, februari 2014)
- Informatiepagina over Overheveling buitenonderhoud, incl. stappenplan.
- Informatiepagina over Vastgoedmanagement, incl. een vergelijkend overzicht en beschrijving van systemen die kunnen helpen grip houden op de MJOP's.
- Informatiepagina over rekenkameronderzoek onderwijshuisvesting
Bouwstenen-activiteiten
- Nieuwe werkgroep Verduurzamen Schoolgebouwen via (D)MJOP, start op 24 september met een bijeenkomst over Basisgegevens van een DMJOP; hoe kom je aan de juiste gegevens en hoe kun je ze interpreteren? Aanmelden is nog mogelijk.
- Werkgroep Overheveling buitenonderhoud en het verslag van de laatste bijeenkomst over Investeren en financiën.
Tijdens de najaarbijeenkomst van Bouwstenen is er volop aandacht voor vraagstukken rond portefeuillemanagement, kennisuitwisseling en het gesprek hierover. U kunt u nu al opgeven en gebruik maken van de vroegboekkorting.
