Wat een informatie manager bij een vastgoedafdeling doet is niet eenvoudig uit te leggen, zegt Roger Pikart, die deze functie in Almere bekleedt. Toch doet hij het.
Hij schreef voor het Bouwstenen-netwerk de onderstaande bijdrage met als titel.
Perfectie is een illusie!
Flink wat gemeenten geven in de enquête van Bouwstenen aan dat zij een informatiemanager hebben, maar kunnen niet goed aangeven wat die doet. Wel nu, in mijn rol als data-steward en informatiemanager binnen de afdeling Stadsbedrijf van de gemeente Almere, is dat voor mij ook niet zomaar uit te leggen. Eerst maar eens opzoeken wat een informatiemanager zou moeten doen:
Wat hij zou moeten doen
Volgens Wikipedia is een informatiemanager is een functionaris die verantwoordelijk is voor informatiemanagement, dat wil zeggen het vertalen van de informatiebehoeften die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan in een informatievoorziening. Een informatiemanager functioneert hierbij als opdrachtgever voor de ICT-leverancier en vertegenwoordigt de gebruikersorganisatie als afnemer van de informatievoorziening. De informatiemanager maakt in de regel dus geen onderdeel uit van de ICT-afdeling, maar van de gebruikersorganisatie. Het werkveld van de informatiemanager heeft daardoor meer gemeen met die van een organisatieadviseur (en vaak die van een leidinggevende) dan die van een ICT-specialist.
Zoals het bedoeld is
Ja! Dat komt mij bekend voor. Na de implementatie van Planon binnen het Vastgoedbedrijf van de gemeente Almere, en daarna ook binnen Facilitaire Zaken, heb ik mij beziggehouden met het inventariseren en kanaliseren van de diverse gebruikerswensen. Want na de implementatie en ingebruikname van de applicatie begint het eigenlijk pas! Qua inrichting heb je soms te maken met voortschrijdend inzicht of anders gezegd “dat hadden we van te voren beter moeten bedenken en dat had handiger gekund”. Of je hebt te maken met een ‘Aha-Erlebnis’, ofwel, het inzicht hoe de leverancier het eigenlijk bedoeld heeft.
Serieus doch kritisch
Je kunt tijdens de aanbestedingsfase, door een goed en doordacht Programma van Eisen en Wensen op te stellen, voorkomen dat de verwachtingen van de applicatie te veel divergeren ten opzichte van de mogelijkheden. De informatiemanager moet wensen die de gebruikers hebben serieus doch kritisch bekijken. Niets is zo makkelijk als elke wens te honoreren. Waak daarvoor en behoudt overzicht want een wijziging in de configuratie kan voor andere gebruikers helemaal niet zo goed uitpakken. Daar komt de rol van informatiemanager om de hoek kijken omdat die onderdeel uitmaakt van de gebruikersorganisatie en veel minder op afstand staat dan wanneer je dit bij ICT belegd.
Kwaliteitsborging
Nadat de gebruikers meer en beter gebruik maken van de applicatie ontstaat vanzelf de vraag om meer informatie. Informatie in de vorm van rapporten, exports maar ook dashboards. Op het snijvlak van applicatie en informatie komt dan mijn rol van data-steward naar voren.
Wat vind ik over data-steward op internet: Een data-steward is een toezichthoudende of gegevensbeheerrol binnen een organisatie en is verantwoordelijk voor het waarborgen van de kwaliteit en geschiktheid voor het doel van de gegevensactiva van de organisatie, inclusief de metadata voor die gegevensactiva. Een data-steward kan bepaalde verantwoordelijkheden delen met een data-custodian, zoals bewustwording, toegankelijkheid, vrijgave, gepast gebruik, beveiliging en beheer van data. Een data-steward zou ook deelnemen aan de ontwikkeling en implementatie van data-assets. Een data-steward kan proberen de kwaliteit en geschiktheid te verbeteren voor andere data-assets waarvan de organisatie afhankelijk is, maar niet verantwoordelijk voor is.
Cross Checks
Als data-steward maak ik gebruik van de data uit de applicatie en met behulp van de diverse tools, rapportages, exports en BI-dashboard kunnen diverse crosschecks gemaakt worden waardoor je de kwaliteit van de data en de kwaliteit van de informatie kunt verhogen.
In 2021 willen wij starten met het ontsluiten van data uit Planon. De data zullen via BI gecombineerd worden met data uit het financiële systeem. De informatie die hieruit komt zal enerzijds gebruikt worden om inzicht te krijgen in de (financiële) voortgang van de werkzaamheden maar ook om de kwaliteit van de data te verbeteren door het controleren op omissies en ontbrekende gegevens. Door dit in de PDCA-cyclus op te nemen en dus regelmatig de data op deze wijze te controleren en te verbeteren krijgt de gebruiker kwalitatief steeds betere informatie. Als data-steward signaleer je de gebreken, het herstellen en borgen is een taak voor de vakbroeders.
Maar laten we wel reëel zijn; 100% perfectie is een illusie!
Meedoen?Dat kan. Wordt net als de gemeente Almere partner bij Bouwstenen en help elkaar vooruit rond de Agenda Maatschappelijk Vastgoed via een of meer netwerken, ontwikkelactiviteiten en actualiteitencolleges.
Tip: Ontwikkelprogramma over informatiemanagement voor vastgoed- en facilitiemanagers.
Neem voor meer informatie of deelname contact op via nieuws@bouwstenen.nl of bel naar 033-2584337
|
 |
Meer informatie
- Bron: Bedrijfsproces - Wikipedia
- Bron: Data-steward - Wikipedia
- Bron: Informatiemanager - Wikipedia
- De rol Vastgoedinformatie managen uit de publicatie 'Rollen in het vastgoedmanagement' (2017)
