2403 Online: Info-management in Enschede

Op 22 maart 2024 sluiten 40 mensen online aan om te luisteren naar de ervaringen van Liset Jaczynski en de stappen die de gemeente Enschede heeft gezet op het gebied van informatiemanagement. Er is veel behoefte aan goede informatie, maar het staat vaak niet hoog op de prioriteitenlijst.

De stappen van Enschede

Ongestructureerde gegevens, nieuwe systemen, groeiende informatiebehoeften en veranderende wet- en regelgeving zijn uitdagingen waar de gemeente Enschede mee te maken heeft. Om meer controle te krijgen over haar informatie, heeft de gemeente verschillende stappen ondernomen. Zo werkt ze nu met SharePoint, minimaliseert ze schaduwlijstjes en implementeert ze een nieuw vastgoedsysteem. Liset geeft ons tijdens de bijeenkomst een inkijkje in deze systemen.

Niet op orde

De deelnemers geven de informatievoorziening in hun eigen organisatie gemiddeld een 5,3. "Een studenten onvoldoende," zegt Liset. Vaak is de data niet goed georganiseerd of niet actueel. Er zijn veel verschillende systemen. En vaak ontbreekt ook de kennis over de systemen. Werk aan de winkel.

Tips van Liset

De oplossing ligt bij het opleiden, implementeren en betrekken van alle medewerkers wanneer er een nieuw systeem wordt geïntroduceerd. Niet iedereen is even technisch vaardig of geïnteresseerd in nieuwe systemen. Hoewel er wel behoefte aan is, lijken mensen er niet altijd de tijd voor vrij te (kunnen) maken.

Liset deelt enkele tips:

Organiseer demo's in combinatie met lunch of incentives;
Laat alle processen via het nieuwe systeem lopen;
Betrek zoveel mogelijk medewerkers bij de transitie, leidt ze op (train de trainer) en evalueer met deze groep;
Neem de tijd om één-op-een te zitten met degenen die de meeste moeite hebben met digitale oplossingen.

Goed informatiemanagement blijft een uitdaging voor gemeenten. "Ook bij de gemeente Enschede", zegt Liset. We horen daarom ook graag hoe andere gemeenten omgaan met haar informatiemanagement om zo kennis met elkaar op te bouwen en vooruit te komen.