1509 Uitbesteding van onderhoud

Het netwerk Vastgoedprofessionals ontmoet elkaar op vrijdag 25 september op het kantoor van bbn adviseurs te Houten. Onderwerp van gesprek is de innovatieve uitbesteding van onderhoud.

Hoe innovatief zijn we eigenlijk?

Een rondje langs de verschillende gemeenten leert dat het overgrote deel van de uitbesteding van onderhoudswerkzaamheden nog ‘traditioneel’ plaatsvindt. Dat wil zeggen: de gemeente besteedt jaarlijks onderhoudswerkzaamheden aan op basis van bestekken en controleert de correcte uitvoeringswijze. Het werken met main-contractors of prestatiecontracten komt in beperkte mate voor.

Waar staan we? 

• Op dit moment ontstaan de eerste ervaringen met Design Build & Maintain-contracten. Deze zijn echter, naar hun aard, het gevolg van nieuwbouwprojecten. Dit speelt o.a. in ‘s Hertogenbosch.
• Tilburg heeft goede ervaringen met de uitbesteding van onderhoudswerkzaamheden in een vijftal raamcontracten per werksoort (bouwkundig-, schilder- en dakwerk, W-installaties en E-installaties). Binnenkort is in Tilburg her-aanbesteding aan de orde en leeft het idee om meer prestatiegericht aan te besteden. 
• Dordrecht doet momenteel ervaringen op met de Sportboulevard, waarbij de uitbesteding van onderhoudswerkzaamheden loopt via een commerciële exploitant. Deze ervaringen zijn niet op voorhand positief.
• Enschede heeft bij het Muziekkwartier gekozen voor prestatiegerichte uitbesteding en boekt daar goede resultaten mee. Op dit moment wordt het onderhoud voor de kernportefeuille op een vergelijkbare, prestatiegerichte methode aanbesteed.

De Rotterdamse versie

Rob van der Grient gaat uitgebreid in op de situatie bij de gemeente Rotterdam, waar een wel heel verstrekkende variant van uitbesteding van onderhoudswerkzaamheden is ontwikkeld. Rotterdam heeft het gehele vastgoedbezit in een aantal clusters onderverdeeld. Voor elk cluster is of wordt een aanbesteding gehouden om één marktpartij te selecteren die alle onderhoudswerkzaamheden verricht. Die partij verricht de conditiemetingen, stelt MOP’s op, vertaalt de onderhoudsplannen in jaarplannen, doet voorstellen voor verduurzaming en voert al het werk uiteindelijk ook zelf uit. De overeenkomst wordt gesloten voor een periode van vier jaar en kan nog een keer met vier jaar worden verlengd.

Bij de totstandkoming van dit contract heeft de gemeente zich rekenschap gegeven van het volgende: bepaal de mindset, bepaal je strategie en organisatievorm, kies daar de route bij (contractsoort), zorg ervoor dat de opdrachtgeversrol (regie) vooraf goed is ingebed, zorg voor draagvlak, zorg voor opleiding, zorg voor afspraken rond informatiebeheer, besteed aan op Emvi, geen wurgcontracten en bespreek de bonussen of malussen.

Vergeet ook niet de KPI’s te concretiseren, hoe lastig dat ook is, zorg voor monitoring, externe controle, blijf op afstand, richt je op systeemgerichte contractbeheersing, kijk in de spiegel en ruim tijd in voor gezamenlijke evaluaties, zorg voor een vaste portefeuille, bepaal je gewenste kwaliteit, houd vast aan de doelstellingen, raak niet te snel in paniek én accepteer (de vooraf gestelde) nadelen.

De belangrijkste positieve ervaringen uit Rotterdam:

• Huurders ervaren dit positief
• Besparing op fte’s en bedrijfsvoering (facturen) bij opdrachtgever
• Aanbestedingswinst vaste kosten, variabele kosten beperkt
• Kwaliteit vastgoed meer in vizier, beter stuurbaar

De belangrijkste aandachts- en verbeterpunten zijn: 

• Markt heeft moeite met bredere rol o.b.v. KPI’s
• Wij hebben moeite met mindset
• Informatiebeheer loopt achter
• Verbeterslagen niet procesmatig geborgd

Zie hier de presentatie van Rob.

Volgende bijeenkomst
We zien elkaar weer tijdens de Najaarsbijeenkomst van Bouwstenen op 3 december a.s. Frank Kalshoven zal daar ingaan op de maatschappelijke waarde van het vastgoed. En deze dag nog veel meer interessants natuurlijk. Voor wie zich nog niet heeft aangemeld, wel even doen; dat kan achter deze link.