6: Randvoorwaarden

Image

De zesde stap gaat over de randvoorwaarden waaraan je moet voldoen om je vastgoedportefeuille te verduurzamen. Deze stap is 6 oktober 2021 online met het werkveld besproken. Lester Agten, werkzaam bij Brink, was daarbij om een en ander toe te lichten. 

Waarom is deze stap belangrijk?

• Het verduurzamen van het maatschappelijk vastgoed binnen een bepaalde termijn vraagt vaak om een andere en/of snellere aanpak van de vastgoedportefeuille. Als je dat niet expliciet regelt kan je de doelen niet realiseren.
• Om de verwachtingen tussen alle betrokkenen goed af te stemmen is het van belang te weten wat je onder de huidige condities voor elkaar kunt krijgen en wat er extra nodig is om de doelen te halen. Wees hier realistisch in, ook richting collega’s, bestuur en politiek.  

Wanneer moet je hierover nadenken?

• Begin al tijdens de onderzoeksfase: zorg je er hier voor dat je het vertrekpunt goed in beeld hebt. Dit houdt in dat je alle informatie over de omvang en strategie van je portefeuille beschikbaar hebt en je bewust bent van de eventuele risico’s, zowel de tijdsinvestering als de financiële paragraaf.

Wat moet je regelen?

• Belangrijk voor het regelen van de randvoorwaarden is de verduurzaming als politiek/bestuurlijke opgave en als organisatievraagstuk te zien. 
• Aan elke stap in het proces zijn specifieke randvoorwaarden verbonden. Loop de stappen langs en kijk wat je daarvoor moet regelen aan tijd, geld, informatie, organisatie en  besluitvorming op de korte en lange termijn.
• Goed om hierin wat zaken voor jezelf op een rij te zetten. Is er voldoende politiek draagvlak? Welke bestuurders zijn in staat de anderen in hun ambitie mee te nemen? Wat kan de organisatie en hoe sluit je aan of wijk je juist af van de bestaande bedrijfscultuur? Wat heb je al in huis? Focus je op doen en aan de praat krijgen of kan je aan het werk met meetbare doelen en een strakke systematische aanpak.
• Er is geen goed of fout. De oplossing moet passen bij je eigen omgeving en organisatie. 

Hoe regel je de uitvoering en extra capaciteit

• Maak helder wat je aan organisatie en capaciteit nodig hebt
• Formuleer met elkaar wat er anders of beter kan en werk dat uit in projecten of verbeterplannen. 
• Maak afspraken over ieders rol en stel spelregels op voor de uitvoering.
• Zorg er ook voor dat er in de gebouwen iemand is die het gebruik en het gebouw goed op elkaar afstemt. Dat kan een docent, conciërge of gebouwbeheerder zijn. 
• Als je mensen gaat werven kan je naast je eigen kanalen gebruik maken van de kanalen van Bouwstenen.
• Als je werk gaat uitbesteden kijk dan goed hoe je het in de markt zet.

Hoe regel je de financiering?

• Er zijn verschillende landelijke subsidiemogelijkheden om de verduurzaming te financieren. Kijk goed naar de subsidievoorwaarden en beslis of je daaraan kan of wilt voldoen. Het kan dat subsidies niet in te passen zijn in de eigen planning of zoveel van de organisatie vragen dat ze de moeite niet lonen. 
• Voor extra investeringen kan je denken aan de inzet van eigen geld, zoals: coalitiemiddelen, eigen vermogen, aan (eigen) fondsen of leningen bijvoorbeeld bij de BNG (Bank Nederlandse gemeenten). 
• Denk ook aan koppelkansen met andere doelen en vormen van financiering.
• Indien de technische- of gedragsmaatregelen zichzelf via de energierekening terugbetalen, kunnen en willen huurders/gebruikers wellicht ook meebetalen, bijvoorbeeld via een verrekening van de energiebesparing of extra servicekosten.
• Een duurzaam pand is meer waard en daarmee kan de (kostprijs) huur omhoog.
• Regel het goed en tijdig via de begroting van je organisatie en een meerjaren investeringsplan.
• Leg de afspraken goed vast in besluiten, allonges en huur- en subsidie-contracten. 
• Zorg dat er ook snel geld komt zodat de kosten voor de eerste periode zijn gedekt.

Hoe doen anderen het?

• Kind en Onderwijs heeft een kleine staf. De expertise komt van buiten. Financiering vanuit  MJOP en subsidies. Ook hebben ze een potje met eigen middelen die ze inzetten. Hoe groot die pot is wordt per jaar bekeken.
• De gemeente Oss maakt voor de uitvoering gebruik van externen om kennis in huis te halen en ervaring op te doen met diverse vormen van uitbesteden. Financiering vanuit het MJOP en eventueel aanvullende financiering waarbij wordt aangesloten bij de begrotingscyclus.
• Floris Onderwijs heeft een klimaataanjager benoemd 

Wie moet het doen?

• Hier ligt een mooie taak voor de betrokken bestuurder(s), de manager/coördinator vastgoed en/of facilitair en de projectleider verduurzaming (zie rollen in het vastgoedmanagement).
• Bouwstenen-partners kunnen helpen met het voorbereiden van de besluiten en extra capaciteit.

Hoe ga je om met onvoorziene omstandigheden?

• Realiseer je dat de wereld slechts beperkt planbaar is en pas daar de verwachtingen op aan.
• Neem je doel als uitgangspunt en leer van de weg.

Wat is nu de eerste stap?

• Eerste stap is te bepalen wat er op korte termijn nodig is aan tijd, geld, informatie, organisatie en  besluitvorming om de eerste stap te zetten.

Meedoen? Dat kan.  Stuur je vragen, nieuws, tips en suggesties naar nieuws@bouwstenen.nl of gebruik onderstaande reactieknop Doe mee als partner van Bouwstenen en help elkaar vooruit.

Meer informatie

• Presentatie Lester Agten, Brink
• Informatiepagina duurzaam en fris
• Toelichting op de 7 stappen (In Control 2020)
• Uitgebreider schema van de 7 stappen