2610 Najaarsbijeenkomst informatiemanagers

Op 29 oktober kwamen de informatiemanagers bij elkaar in Café de Rooie Cent in Amersfoort. Het programma was vol. Van visie op data en afspraken over verantwoordelijkheden tot de invoering en het gebruik van informatie door verschillende afdelingen. Want data verzamelen is één ding, zorgen dat collega’s ermee kunnen werken is iets anders.

Een datavisie helpt om richting te kiezen

Na een korte introductie trapten Maarten Eijkelestam van gemeente Alphen aan den Rijn en Annelieke Brouwer van Brink de dag af. Ze vertelden over het traject dat de gemeente heeft doorlopen om te komen tot informatiemanagement op het thema duurzaamheid.

Daarbij legden ze de gewenste situatie naast de huidige situatie. Dat gaf inzicht in de datavolwassenheid en in de randvoorwaarden die nog aandacht nodig hebben. Ook werd duidelijk welke data nog nodig is. Vervolgens is advies gegeven over de stappen naar de gewenste situatie.

De presentatie leidde tot een gesprek over datavisies, verantwoordelijkheden en de relatie tussen informatiemanagement bij vastgoed en gemeentebreed informatiemanagement.

Duidelijkheid over data voorkomt discussie achteraf

Vervolgens liet Maarten Vlasveld van Condor met een interactieve casus zien waarom duidelijke afspraken over data en rollen nodig zijn. Welke bron is leidend, wie registreert de informatie en wie controleert of die nog klopt? Deze vragen spelen vooral wanneer verschillende systemen of afdelingen niet hetzelfde antwoord geven. Dan helpt het als vooraf duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is en welke bron leidend is als gegevens elkaar tegenspreken.

Een nieuw systeem begint bij de data die erin moet

Na de lunch en een wandeling door Amersfoort gingen we verder. Robbin Dijke en Jurjen van Bunningen van Metafoor vertelden over de voorbereiding op een nieuw vastgoedinformatiesysteem.

Bij de invoering van zo’n systeem komen vragen over de kwaliteit van data snel naar boven. Welke gegevens zijn beschikbaar? Zijn ze volledig en betrouwbaar? En wie zorgt ervoor dat ze actueel blijven?

De implementatie is een logisch moment om de bestaande informatie kritisch tegen het licht te houden. Het gaat niet alleen om wat technisch kan worden overgezet. Eerst moet duidelijk zijn welke gegevens daadwerkelijk nodig zijn en hoe je ervoor zorgt dat die ook na de implementatie goed worden bijgehouden. Tot slot deelde Jurjen tips over eisen in een aanbesteding voor een nieuw vastgoedinformatiesysteem.

Het gebouwcanvas brengt verschillende werelden bij elkaar

Tot slot was de beurt aan Teun van Schijndel vanuit de Verduurzamingsaanpak Maatschappelijk Vastgoed (VMV) van TKI Bouw en Techniek. Hij vertelde over het opstellen van een datagedreven uitvoeringsplan voor de verduurzaming. Daarbij lag de focus op het datadeel.

Een belangrijk onderdeel is het ‘gebouwcanvas’. Daarin wordt alle informatie over één gebouw bij elkaar gezet. Zo kunnen betrokkenen niet alleen vanuit hun eigen vakgebied naar een gebouw kijken, maar ook samen bespreken wat er speelt en welke informatie nodig is om keuzes over verduurzaming te maken.

Teun gaf aan dat goede vastgoedinformatie niet alleen draait om zoveel mogelijk gegevens verzamelen. De waarde zit juist in het bij elkaar brengen van de informatie die verschillende mensen nodig hebben om over hetzelfde gebouw het gesprek te voeren.

Wat volgt?

Aan het einde van de bijeenkomst keken we vooruit naar de volgende bijeenkomst van het netwerk. Welke onderwerpen verdienen verdere verdieping en welke gemeente wil de groep een volgende keer ontvangen? Ook de vragen en voorbeelden die deelnemers aan het begin van de dag hadden meegebracht, nemen we mee in het vervolg.