1709 Leidraad Portefeuilleplan en sturen op KPI's

Op 8 september 2017 komt het Bouwstenen netwerk Vastgoedsturing bij elkaar in het centraal gelegen stadskantoor van Utrecht. Er staat de deelnemers een volle agenda te wachten. Want we gaan werken aan de leidraad Portefeuilleplan èn in gesprek over het sturen op kritische prestatie-indicatoren (KPI's).

Leidraad portefeuilleplan

Het netwerk heeft zich ten doel gesteld om tijdens de najaarsbijeenkomst een leidraad portefeuilleplan te presenteren. Er is inmiddels een schetsopzet gemaakt waarin beknopt de bouwstenen staan benoemd. Het is echter een theoretische opzet, waardoor het netwerk besluit om het  aan te vullen met quotes van ervaringen uit de praktijk. Een voorbeeld-reactie is: "wanneer is er juist behoefte aan een meer abstract/beleidsmatig portefeuilleplan en wanneer juist aan een meer concreet plan?"

Inhoudsopgave portefeuilleplan

Ook zetten we de inhoudsopgaven van meerdere portefeuilleplannen naast elkaar. Wat opvalt is dat veel van de verzamelde documenten niet echt als een portefeuilleplan zijn te beschouwen, maar eerder als beleidsdocument of als bedrijfsplan. We besluiten een overzicht te maken van de documenten en elk document te typeren:

• is het een stuk waarin de huisvestingsvraag wordt gesteld, of
• wordt er vastgoedbeleid in beschreven of,
• worden er vastgoedoplossingen aangeboden?

We gaan kijken naar een manier hoe we het overzicht en de documenten beschikbaar zullen stellen.

Sturen op KPI’s

Vervolgens vertelt Bob Remmert (adviseur portefeuillemanagement) hoe bij de gemeente Utrecht wordt gestuurd op KPI's. Vervolgens maken we een rondje onder de aanwezigen naar de top-3 KPI's voor hun vastgoedafdeling.

Het is opvallend dat 'bezetting/leegstand' en de 'financiële prestatie' de meest genoemde KPI’s zijn. Daarnaast gaan twee KPI's over de afspraak tussen de vastgoedafdeling en het bestuur. We bespreken daarna nog meer voorbeelden van KPI’s zoals de 'financiële KPI's voor vastgoed uit de begroting' en de 'inhoudelijke KPI's voor deelportefeuilles' zoals onderwijs en welzijn.

Tot slot blijkt uit de Apeldoornse vastgoedrapportage dat bij een rapportage met KPI's niet alles cijfermatig of geautomatiseerd hoeft te zijn om toch een sturende werking te kunnen hebben.

Meer informatie

• Sturen op KPI’s, gemeente Utrecht, presentatie Bob Remmert