1610 KPI's in de praktijk

Woensdag 6 oktober komen de Financiële experts bij elkaar in het stadskantoor van Utrecht om te praten over Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's).

Strategische sturing

Een belangrijk onderdeel van strategische portefeuillesturing is het tactisch doorvertalen van de strategie naar operatie: Als we als gemeente de gewenste portefeuille vastgoed hebben, de zogenaamde kernportefeuille, hoe weten we dan of we deze ‘goed’ beheren? KPI’s, kunnen goede handvatten hiervoor bieden.

De mate van toepassing van KPI’s door de aanwezige gemeenten wisselt. Sommige gebruiken ze expliciet niet, anderen wel, maar nog wat onbewust en weer anderen zijn in een vergevorderd stadium van een uitgebreide set aan KPI’s waarop de portefeuille doelbewust wordt gemeten. De gemeenten die ze gebruiken bij de portefeuillesturing hanteren deze als het percentage leegstand van de portefeuille, de klanttevredenheid, duurzaamheid en het budget versus onderhoudskosten. Iedereen is het eens met de stelling dat de effectiviteit en efficiency van het gemeentelijke assetmanagement kan groeien door gebruik te maken van KPI’s.

Waarom?

Allereerst het waarom van het toepassen van KPI’s op de gemeentelijke vastgoedportefeuille volgens het netwerk:

• Biedt de kans om ook te sturen op niet-financiële parameters.
• De verantwoording over de besteding van maatschappelijke geld wordt transparanter. Vastgoed is kapitaalintensief, wat vraagt om transparante verantwoording. Er gaat meer en meer aandacht naar de juiste ‘checks and balances’, getuige ook de toenemende aandacht van rekenkamers naar gemeentelijk vastgoed.
• Portefeuillemanagers krijgen overzicht over het geheel in plaats van alleen maar bezig te zijn met incidentmanagement.
• Scherpte in de definities is noodzaak. Toepassing brengt deze scherpte.
• De prestaties van de portefeuille wordt inzichtelijk.
• Gebruik heeft een zuiverende werking op de inputdata: verkeerde input uit zich in rare output.
• Hulp in de transparante communicatie naar politiek en gebruikers.

Welke KPI's?

In een brainstorm bespreekt het netwerk de mogelijke KPI’s die voor het meten van de prestaties van de gemeentelijke vastgoedportefeuille relevant kunnen zijn. De volgende komen hieruit naar voren.

Financiële KPI’s:

• Internal Rate of Return (IRR) als een mooie ‘paraplu-KPI’: deze bevat alle parameters van de vastgoedexploitatie en is daarmee een mooie indicatie of er iets niet klopt aan het object of de data. Bij een opvallende uitslag op de IRR, geven de opvolgende KPI’s inzicht in waar dit door veroorzaakt wordt.
• De bruto-netto verhouding: het percentage van de huur dat als netto-inkomst overblijft na aftrek van de exploitatiekosten.
• Kengetallen: Onderhoudskosten, herbouwwaarde, WOZ-waarde, beheerkosten, vaste lasten per m².
• Het verschil tussen contracthuur en kostprijsdekkende huur (absoluut en %).
• Het verschil tussen de boekwaarde en de marktwaarde of WOZ-waarde (absoluut en %).
• Het bruto aanvangsrendement (BAR).
• Het netto aanvangsrendement (NAR).

Overige KPI’s:

• Leegstand (%)
• Duurzaamheid (bijv. energielasten per m² of % energielasten)
• Klanttevredenheid, gemeten door enquêtes
• KPI’s uitgedrukt per inwoner, ter benchmarking met andere gemeenten: Leegstand/bezetting, totale boekwaarde vastgoed en meer.

Hoe te beginnen met sturen?

De meerwaarde van KPI’s als manier om prestaties van de vastgoedportefeuille transparant te meten, is duidelijk. Maar hoe begin je er mee en welke kies je? En daarna; aan welke knoppen kun je draaien om de uitslag te verbeteren?

Allereerst is het van belang de KPI’s te koppelen aan de beleidsdoelen en eigen spelregels rond het gemeentelijk vastgoed. Daarvan moeten ze per slot de effectiviteit meten. Begin klein met het opstellen. Start met drie tot vijf KPI’s en cluster ze in eerste instantie wanneer je meerdere hanteert, bijvoorbeeld in financieel, bouwkundig en de gebruiker. De KPI’s zijn waardevol indien op verschillende aggregatieniveau’s gepresenteerd: per pand, voor een deelportefeuille of voor de gehele vastgoedportefeuille.