Marissa van Rossum van Woningstichting Leusden zocht een goed systeem voor reservering van ruimten in een multifunctionele accommodatie en neemt u mee in haar zoektocht.
Weet wat u wilt en nodig heeft
Om het juiste verhuursysteem te kunnen kiezen moet u weten wat u wilt (ambitie), maar ook wat u nodig heeft (realiteit).
Op de markt worden verschillende soorten reserveringssystemen aangeboden. Deze systemen zijn ofwel vanuit de behoefte van gemeenten ontwikkeld of vanuit de commerciële ondernemingen, zoals grote zalencentra. Relatief nieuw is de behoefte naar een professioneel reserveringsysteem voor een Multifunctionele Accommodatie (MFA) waarbij deze twee gecombineerd zijn.
Vanuit de gemeentelijke wereld zie je systemen waar je veel accommodaties bij kan laten aanhaken. Maar ook dat je maatwerkafspraken inzake de tarieven goed kan doorvoeren. Daarnaast geven deze systemen vaak veel managementinformatie. Anderzijds zijn ze qua gebruikersvriendelijkheid wat minder sterk.
Vanuit de commerciële wereld zie je grote systemen die vaak horen bij hotelketens of zalencentra. Vaak helemaal op maat gemaakt en niet beschikbaar om te 'kopen' tenzij je veel maatwerk laat uitvoeren. Er zitten echter zeker wel functionaliteiten in die voor exploitatie en beheer van een MFA zeer nuttig zijn. Bijvoorbeeld de automatisering van werkprocessen: opties, bevestigingen, facturering, automatische rappels en de zaken waarover je afspraken maakt inzake een reservering.
Richting bij zoektocht
Wanneer er ten behoeve van een MFA gezocht wordt naar een professioneel reserveringsysteem, kunnen de volgende afwegingen meespelen:
- Om hoeveel reserveringen gaat het daadwerkelijk? Bij weinig reserveringen voldoet een Outlook-agenda wellicht ook.
- Welke functionaliteiten moet het systeem hebben? Verwerken boekingen, genereren progrogramma's, etc.
- Met welke ICT-systemen moet het verhuursysteem kunnen koppelen? Financiële administratie, toegang- en sluitsysteem.
- Moet het systeem marketing-communicatie ten behoeve van de MFA ondersteunen? Online raadplegen en boeken, virtuele tour zalen, informatie tarieven, communicatie dagprogramma's.
- Ondersteunt het systeem het multifunctioneel gebruik van de MFA? Dus kunnen vaste gebruikers het systeem zelf raadplegen om naar beschikbare ruimten te kijken of ruimtes beschikbaar te stellen?
- Is het (in de toekomst) nodig om het systeem uit te breiden met andere MFA's die beheerd worden door andere aanbieders?
- Wat is het beschikbare budget?
Overzicht potentiële leveranciers:
Voorraedt te Lelystad, product Smart Event Manager: www.voorraedt.nl
Vconsyst te Genemuiden : www.vconsyst.com
HTASoftware te Zoetermeer: www.htasoftware.eu
Door: Marissa van Rossum
Reactie toevoegen