AVG-proof worden

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 in werking treedt heeft ook gevolgen voor vastgoedorganisaties. 

De AVG is van toepassing op alle organisaties die persoonsgegevens verwerken. De grootste veranderingen ten opzichte van de oude privacywet- en regelgeving op een rij:

• Verantwoordingsplicht;
• Aanstellen functionaris gegevensbescherming (FG);
• Hogere boetes bij overtreding (oplopend tot €20 miljoen);
• Meldplicht datalekken en hacken op Europees niveau.

Impact
Vanaf mei moeten ook vastgoedorganisaties goed kunnen aantonen hoe ze (verantwoord) omgaan met persoonsgegevens van bijvoorbeeld bezoekers, klanten of huurders. Het moet voor iedereen helder en traceerbaar zijn wat er met deze gegevens gebeurt. Dat vraagt wat van alle medewerkers. Zo is bijvoorbeeld het mailen van legitimatiebewijzen verleden tijd, omdat die documenten vaak bij onbekende, niet-Europese partijen, opgeslagen worden en daarmee niet te traceren of documenteren zijn.

Stappenplan
Nog ruim 2 maanden hebben organisaties de tijd om AVG-proof te worden. Er zijn een aantal stappen te ondernemen om te voldoen aan de nieuwe privacywetgeving:

• Zorg voor bewustwording;
• Breng verwerking privacygegevens volledig in kaart;
• Draag zorg voor privacyrechten van betrokkenen;
• Voer een Privacy Impact Assesment (middel dat bedoeld is om vooraf de privacyrisico’s van gegevensverwerking in kaart te brengen) uit;
• Verwerk de 'privacy by design' (dat houdt in dat systemen standaard het meest privacyvriendelijk moeten zijn, zodat gebruikers weinig moeite hoeven te doen om gegevens te beschermen) in bedrijfsvoering;
• Verwerk 'privacy by default' (systemen die zo zijn ontworpen dat er zo min mogelijk persoonsgegevens worden verwerkt) in bedrijfsvoering;
• Controleer de privacyverklaring van uw bedrijf;
• Documenteer alle datalekken en zorg voor een duidelijke procedure;
• Check de bewerkersovereenkomst of ze voldoen aan de vereisten uit de nieuwe wetgeving;
• Evalueer de wijze waarop toestemming wordt gevraagd, gekregen en geregistreerd.

Meer informatie

• Algemene informatie AVG
• Artikel Schoolfacilities maart 2018 - Hup, hup de AVG komt eraan!