Breda standaardiseert vastgoed

Breda heeft spelregels opgesteld om lijn te brengen in haar vastgoedbeheer. De spelregels zorgen voor transparantie, betere communicatie en brengen rust in de organisatie, aldus Willem Raaijmakers van Breda. 

Ingegeven vanuit het centraliseren van het maatschappelijk vastgoed in één afdeling, het verduurzamen van maatschappelijk vastgoed, wijzigingen in beleid van verschillende sectoren (waaronder de doordecentralisatie van het primair en speciaal onderwijs), dreigende leegstand en een forse bezuinigingstaakstelling begon de afdeling Vastgoedbeheer van de gemeente Breda medio 2012 met het standaardiseren van haar vastgoedbeheer.

Willem Raaijmakers, afdeling Vastgoedbeheer gemeente Breda: “Ieder jaar worden de spelregels herzien om in te spelen op de veranderde omgeving waarin we ons bevinden. Halverwege 2013 werd versie 1.0 in gebruik genomen. Inmiddels zijn we bezig met versie 2.0, waarin onderwerpen als BTW, verantwoordelijkheden met betrekking tot wet en regelgeving en afschrijving(methodiek) verder worden uitgewerkt.”

Balans tussen financieel en maatschappelijk rendement

De doelstelling en taakverdeling is om balans te bewaren tussen financieel (vastgoedbeheer) en maatschappelijk rendement (beleidsafdelingen). In totaal heeft de gemeente Breda 439 objecten (excl. onderwijs dat is doorgedecentraliseerd en het grondbedrijf) in bezit. De spelregels moesten een gezamenlijk kader vormen en ervoor zorgen dat er adequaat en snel gehandeld kon worden. Willem: “Het geeft rust, elke afdeling weet waar ze aan toe zijn en we hoeven niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden.”

De spelregels zijn opgedeeld in drie vormen van beheer: eigendom (portefeuille-, financieel- en accountmanagement), exploitatie en onderhoud. De spelregels zijn een vertaling van beleid naar uitvoering; ze zijn concreet. Ze vertellen hoe de organisatie werkt, welke (reken)methodes gebruikt worden, wat er ondernomen moet worden in bepaalde situaties en welke keuzes er mogelijk zijn. 

Agenda 2014

De spelregels van Breda zorgen voor transparantie binnen de organisatie en kan daarmee een voorbeeld zijn voor andere gemeenten. Willem: “De spelregels dragen bij aan het spreken van één taal; binnen de organisatie, maar wellicht ook gemeente-overschrijdend of breder.”  

Meer informatie

• Spelregels Vastgoedbeheer 1.0 (Gemeente Breda, 2013) 

In het kader van agendapunt 6 van de Agenda Maatschappelijk Vastgoed agenda 2014, organiseert Bouwstenen verschillende netwerken en werkgroepen om het vastgoedmanagement transparanter en professioneler te maken.  

Ook verzamelen we komend jaar voorbeeldmateriaal over vastgoedmanangement op de website. Breda heeft hiervoor de eerste aanzet gegeven. Graag ontvangen we ook voorbeelden van anderen.