1202 Professionalisering van de vastgoedorganisatie

Op vrijdag 10 februari 2012 zijn de deelnemers van het netwerk kleine gemeenten voor de tweede keer bij elkaar gekomen, dit keer in de MFA  Bon Vie in Culemborg. Het centrale onderwerp was het professionaliseren van de vastgoedorganisatie.

De plek van het vastgoed binnen de gemeentelijke organisatie en het aantal medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het vastgoed(beheer) verschilt binnen de deelnemende organisaties. Overeenkomstig is de wens tot verbetering van de afstemming tussen de beleids- en vastgoedafdelingen.

De gemeente Enschede is al een aantal jaren bezig met het professionaliseren van de vastgoedorganisatie. Jan Kappers van de gemeente Enschede heeft in zijn presentatie toelichting gegeven over deze ontwikkeling en de keuzes die daarbij zijn gemaakt. De belangrijkste boodschap was de principiële keuze over de plek van de vastgoedverantwoordelijkheden in de organisatie en de scheiding tussen de vastgoedgerelateerde taken en verantwoordelijkheden van de beleidsafdelingen.

Doelstellingen voor het professionaliseren waren voor de gemeente Enschede: transparantie, geld, kostprijs en strategie.

• Het behalen van transparantie door inzichtelijk maken van kosten. Er wordt kostendekkend gewerkt, het vastgoed is een gesloten product in de begroting (profit center). Geen verkapte subsidie door middel van de huren. De huurprijs wordt bepaald aan de hand van een lineaire afschrijving met een termijn van 30 jaar. De huurprijzen zijn gemiddeld 80% onder de marktwaarde.
• De organisatie ontwikkelen naar een strategisch niveau. Volwaardig gesprekspartner waar de strategieën op vastgoed bepaald worden met de beleidsafdelingen en andere externe partners.
• De volgende stap in de professionalisatie is het regionaal samen gaan werken met 5 Twentse gemeenten op het gebied van vastgoedmanagement. Met name op het operationele en voor een gedeelte op het tactische niveau ziet zowel de gemeente Enschede als de samenwerkingsgemeenten kansen om samen te werken en gebruik te gaan maken van de kennis en kunde van medewerkers van de vastgoedafdeling.

In het gesprek over de scheiding tussen de taken omtrent het vastgoedmanagement en het beheer van complexen werd duidelijk dat door de keuze van de gemeente Enschede voor het oprichten van een aparte afdeling/organisatie (EMV) voor het dagelijks beheer van zowel welzijn- als sportaccommodaties, de trigger voor goede bezetting en benutting daar ondergebracht is. Deze ‘strikte’  scheiding tussen de centrale vastgoedorganisatie en het dagelijks beheer is ook vertaald in de verhuur- huur relatie tussen beiden.   

Het professionaliseren van het vastgoedmanagement binnen gemeenten riep bij de deelnemers de vraag op of er kengetallen bestaan over de grootte van de organisatie in fte’s en het aantal objecten dat beheerd wordt. Wellicht biedt de IPD performancemeting kengetallen waar de kleine gemeenten zich aan kunnen meten. Voor de mogelijkheden tot samenwerking op regionaal niveau op vastgoedgebied bleek dat dit verschilt per gebied en de grootte van de omliggende gemeenten. Om dit gezamenlijk op te pakken leek het de deelnemers noodzakelijk dat er binnen de samenwerking een reeds geprofessionaliseerde organisatie deelneemt met een aanzienlijke vastgoedportefeuille.

De ochtend werd inhoudelijk afgesloten met een inventarisatie van onderwerpen voor de volgende netwerkbijeenkomsten voor de kleine gemeenten. Binnen de kleine gemeenten leven specifiek de onderwerpen:

• Hoe om te gaan met de spreiding van voorzieningen (in kernen), kijkend naar de trends en oa de demografische ontwikkelingen?
• De vermaatschappelijking van voorzieningen, welke ervaringen en vormen zijn er en hoe verhoudt zich dat tot de kerntaken? (specifiek voor kernen/dorpen waar de sociale binding vaak nog groot is)
• Verdieping van de professionaliseren van de vastgoedorganisatie; de afstemming tussen beleid en beheer.

De ochtend vloog voorbij door de actieve bijdrage van allen in vragen, inhoudelijke discussies en het delen van ervaringen. Het werd afgesloten met een lunch.