Informatiemanagement is essentieel in de uitvoering van vastgoed- en facility management, maar in de praktijk is niet altijd helder wie voor welke informatie verantwoordelijk is.
Het informatiemanagement rond vastgoed- en facility management staat nog behoorlijk in de kinderschoenen, blijkt uit diverse besprekingen met het werkveld. Inmiddels is wel duidelijk wie welke gebouwen in eigendom heeft, maar er is beperkt zicht op de kwaliteit van gebouwen, de stand van zaken rond de uitvoering van wettelijke verplichtingen en inspecties of rond verzekeringskwesties. Betrokken managers willen dit verbeteren en hebben het onderwerp op de Agenda Maatschappelijk Vastgoed gezet.
Betere uitvoering, snellere reactie
"Met goed informatiemanagement kunnen niet alleen risico’s worden voorkomen en de uitvoering naar een hoger plan worden getild, maar kan je ook veel sneller goed op een incident reageren," aldus Henk Hoogland, afdelingsmanager Vastgoed bij de gemeente Almere, tijdens één van de Bouwstenen-bijeenkomsten over het onderwerp informatiemanagement.
Geen spelregels
Vaak is niet helder waar het bij informatiemanagement nu precies om gaat, welke informatie structureel nodig is en bij wie het is belegd. Er zijn geen eenduidige definities of spelregels waarmee partijen eenvoudig met elkaar kunnen communiceren en gegevens kunnen uitwisselen; niet bij gemeenten, niet bij scholen en niet bij zorgpartijen of veel andere vastgoed-eigenaren. Corporaties hebben cora-vera, maar voor andere type gebouwen dan woningen is er weinig houvast.
Mensenwerk
Vastgoedeigenaren en beheerders zijn zich niet altijd bewust van het belang van goed informatiemanagement en de risico’s die ze lopen als dit niet op orde is. Er is veel behoefte aan houvast en dat begint niet bij systemen, maar bij de mensen die het moeten doen, hun ambities en hun informatiebehoefte. Nu lijkt het aanbod de vraag te bepalen, in plaats van andersom.
Bouwstenen-onderzoek
De afgelopen drie jaar (2014-2016) heeft Bouwstenen jaarlijks onderzoek gedaan naar de informatiesystemen voor vastgoed- en facility management. Deze onderzoeken en bijbehorende publicaties worden door het werkveld zeer gewaardeerd, zowel qua inhoud als vorm.
Meer nodig
Maar om echt verder te komen is er meer nodig. Er is behoefte aan activiteiten om vastgoed- en facility managers te helpen hun informatiemanagement naar een hoger peil te brengen. Dit vraagt een programma dat meerdere jaren beslaat en de inzet van zowel het werkveld als bureaus en leveranciers.
Nieuwe focus
Op basis van deze behoefte is een programma ontwikkeld dat verder gaat dan het huidige onderzoek. De focus verschuift naar de gebruiker, zijn informatiebehoefte en zijn ontwikkelproces. Het programma is erop gericht gezamenlijke kennis, competenties, standaards en tools te ontwikkelen.
De diepgang en het tempo waarin het programma kan worden uitgevoerd is afhankelijk van de inbreng van de deelnemers, op het gebied van kennis, actief meedoen en medefinanciering.
|
Binnen Bouwstenen draait het netwerk Informatiemanagement; voor gemeenten, scholen en zorgpartijen die met dit onderwerp aan de slag willen.
|
Meer informatie
Voor meer informatie kunt u terecht bij Lindy Odijk, Bouwstenen voor Sociaal, 033 - 258 4337 of één van de leden van de begeleidingsgroep.
- Overzicht van informatiesystemen voor vastgoed- en facility management en gebruikerservaringen, op deze website
- Publicaties ‘In Control’ (Bouwstenen, december 2015 en 2016)
- Het uitgebreide Ontwikkelprogramma In Control 2017-2019, incl. mogelijkheden voor meedoen
